SIMPLICITE ET FIABILITE
_ Utilisez une boite mail dédiée à la collecte des emails contenant vos factures en pièces jointes (envoyées par vos fournisseurs ou scannées par vos soins)
_ EQUISIS s’occupe du reste : il va d’abord consulter cette boite mail et récupérer les pdf en pièces jointes. A défaut d’une boite mail, rassemblez ces pdf dans un dossier sur votre poste de travail ou sur votre serveur
_ L’outil OCR va ensuite analyser chaque facture et identifier les informations-clés de celle-ci : nom du fournisseur, date, montant, référence : la meilleure manière d’éviter les erreurs dues aux encodages manuels !
GAIN DE TEMPS CONSIDERABLE
– Après décryptage de la facture, EQUISIS utilisera le mécanisme standard pour générer la ventilation « base-TVA » et créer les mouvements comptables, comme si vous aviez encodé manuellement votre facture !
– Par ailleurs, une couche d’intelligence artificielle permettra au fil du temps à l’outil OCR d’identifier de manière plus fiable les fournisseurs, ce qui accélérera encore le processus de saisie.
LA DIGITALISATION DANS EQUISIS : OU EN SOMMES-NOUS ?
Depuis quelques années déjà, le module EQUISIS Digitalisation vous permet d’associer à chaque pièce comptable une copie digitale du document original, au format pdf (ou autre). Ces fichiers sont précieusement conservés de manière hiérarchisée sur votre serveur : par exercice comptable, période puis journal. L’accès à vos pièces comptables en est grandement accéléré, puisque vous pourrez les retrouver en un clin d’œil via une simple recherche dans la bibliothèque des documents intégrée à EQUISIS.
Ces fonctionnalités OCR sont déjà disponibles dans le module ODA, l’outil d’approbation de factures associé à EQUISIS, et seront prochainement intégrées dans la saisie comptable d’EQUISIS. A terme, nous imaginons également utiliser ce système de reconnaissance optique pour d’autres documents plus spécifiques : bordereaux, reçus,…
